Hinweisgeberschutz für Unternehmen
Hinweisgeberschutz für Unternehmen
Mit dem Modul der DSB Datenschutzberatung GmbH Schritt für Schritt zur rechtssicheren, einfachen & pragmatischen Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes
Private Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, Finanzdienstleister sowie öffentliche Arbeitgeber und Kommunen ab 10.000 Einwohner sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten, über die potenzielle Missstände (bspw.: Datenschutzverletzungen, sexuelle Belästigung, Korruption, Diskriminierungen etc.) gemeldet werden können.
Stichtag ist der 17.12.2023. Ab hier muss die Meldestelle bestehen.
I. Hohe Anforderungen an die interne Meldestelle
Die interne Meldestelle betreibt die Meldekanäle, führt das Meldeverfahren und ergreift die erforderlichen Folgemaßnahmen im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes. Sie muss die eingehenden Sachverhalte prüfen und bewerten.
Die interne Meldestelle muss ihre Aufgaben unabhängig wahrnehmen können und selbstständig entscheiden, welche Folgemaßnahmen sie ergreift. Sie muss über die die notwendige Fachkunde verfügen und geschult werden.
Die Meldestelle muss die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Personen, der von einer Meldung betroffenen Personen und sonstiger in der Meldung genannten Personen wahren.
Die interne Meldestelle muss eingehende Meldungen ordnungsgemäß dokumentieren, bearbeiten und gemäß den Vorschriften des Hinweisgeberschutzgesetzes fristgemäß löschen.
II. Mit dem Modul zur Hinweisbearbeitung Schritt für Schritt HinwSchG-konform:
Mit dem Hinweisgebersystem der DSB Datenschutzberatung GmbH behalten Sie den Überblick über alle eingegangenen Meldungen. Das System unterstützt Sie bei der Meldungsbearbeitung und der Einhaltung gesetzlicher Pflichten beim Betrieb Ihrer internen Meldestelle.
Als langjährige Datenschutzexperten zählt es zu unseren Kernkompetenzen sensible und vertrauliche Informationen zu schützen. Durch unser technisches KnowHow stellen wir sicher, dass Ihre Meldungen einfach und effektiv erfolgt. Gepaart mit unserer juristischen Expertise garantieren wir Ihnen, dass Ihre Meldungen rechtssicher und nach geltenden Gesetzen verarbeitet werden.
Wie ist der Ablauf bei Eingang einer Meldung?
- Entgegennahme anonymer Meldungen. Bereitstellen einer Plattform für die Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und Meldestelle. Die eingegangenen Hinweise werden von einer unabhängigen Stelle überprüft und verarbeitet. Die Prüfung erfolgt durch einen erfahrenen Compliance-Rechtsanwalt. Dies stellt sicher, dass das Unternehmen auf die Hinweise angemessen reagieren kann.
- Wird diese Meldung als gerechtfertigt erachtet, erfolgt eine Weiterleitung an die zuständige Compliance-Abteilung bzw. den hierzu bestimmten Case-Manager
- Workflows und Prozesssteuerung: Es erfolgt ein fristgerechter Versand von Eingangsbestätigungen und Rückmeldungen an die hinweisgebende Personen.
- Gesetzeskonformen Dokumentation ist erfordrlich zur Nachweisführung
- Veranlassen von Folgemaßnahmen
- Aufbewahrung von Meldungen gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
- Sicherheit: Schutz der Identität von hinweisgebenden Personen.
- Datenschutz & Vertraulichkeit
III. Hohe Sicherheitsstandards
Die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der im Hinweisgebersystem erfassten Informationen ist durch Maßnahmen zur Datensicherheit gewährleistet. Unter anderem durch folgende Maßnahmen:
- Server werden ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren gehostet.
- DSGVO konformer Datenschutz wird durch die Datenschutzexperten der DSB Datenschutzberatung GmbH und den Plattformanbieter sichergestellt.
Die DSB Datenschutzberatung GmbH als unabhängige
Vertrauensperson für Ihren internen Meldekanal
IV. Unsere Leistungen kurz zusammengefasst:
| Kurzbeschreibung | DSB DATENSCHUTZBERATUNG GMBH stellt die Meldeplattform und das Modul zur Hinweisbearbeitung bei einem zertifizierten Partnerunternehmen zur Verfügung und erfüllt ergänzend die Aufgaben als unabhängige Vertrauensperson (Ombudsperson/Meldestelle) für Ihren internen Meldekanal |
| Dienstleistungen |
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| Laufzeit | Lizenzabonnement Modul zur Hinweisbearbeitung und Bestellung der Vertrauensperson für 1 Jahr mit automatischer Verlängerung |
| Preise |
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| Abrechnung | Abrechnung der Basisgebühren jährlich im Voraus. Abrechnung des variablen Anteils, sofern dieser anfällt, jeweils zum Monatsende |
Ablauf und Vorteile einer externen Beauftragung
Der Ablauf nach der Beauftragung:
- Nach Beauftragung richten wir gemeinsam mit Ihrem Unternehmen die Meldestellenplattform für Sie im Rahmen eines Onboardingtermins per Webmeeting ein.
- Sie erhalten die notwendigen Infotexte, Tipps und Datenschutzshinweise für die Plattform zur unternehmensinternen Kommunikation .
- Ist ein Betriebsrat vorhanden, ist gegebenenfalls dessen Einbeziehung notwendig. Der Datenschutzbeauftragte muss hinzugezogen werden.
Vorteile digitale Plattform & externe Ombudsperson
Die externe Ombudsperson ist unabhängiger und unparteiischer Vermittler zwischen dem Hinweisgeber und dem Unternehmen.
Rechtsanwälte können den Meldeprozess effektiver gestalten. Durch ihre juristische Expertise können Rechtsanwälte meldewürdige Hinweise von nicht meldewürdigen bzw. Fake-Meldungen filtern. Darüber hinaus ist es ihnen möglich, meldewürdige Hinweise bereits vorab rechtlich zu bewerten und auf mögliche rechtliche Risiken hinzuweisen.
Ein weiterer Vorteil dabei ist, dass die von den jeweiligen Unternehmen als externe Ombudsperson beauftragten Rechtsanwälte von Berufs wegen der Verschwiegenheit unterliegen. Dadurch dürfte die Hemmschwelle für die Hinweisgeber sinken, da sie wissen, die Meldun gwird von einer externen, neutralen Person gelesen.
Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot für unsere Dienstleistungen als unabhängige Vertrauensperson/Ombudsperosn inkl. der Meldeplattform.
Kontaktieren Sie uns jetzt und fordern Sie unser unverbindliches Informationspaket an.
Kontaktdaten:
Tel.: +49 711 12 57 85 49
office@dsb-datenschutzteam.de
www.dsb-datenschutzteam.de
Bei Fragen, Anregungen – gerne melden.
Thomas Lang